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Le point sur les différentes étapes à mettre en œuvre pour fixer les départs en congés d’été de vos salariés.

Comme chaque année, à l’approche de la saison estivale, vous devez établir le planning des congés d’été de vos salariés. Une opération qui nécessite de respecter les règles du Code du travail et, le cas échéant, celles fixées pas les accords collectifs qui vous sont applicables.

Comment calculer les congés de vos salariés ?

En principe, vos salariés acquièrent 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois travaillé du 1^er juin 2018 au 31 mai 2019 (la « période de référence »), soit, au total, 30 jours ouvrables. Et ce, quelle que soient la durée de leur temps de travail (temps partiel ou temps complet), la nature de leur contrat (CDI ou CDD) et leur ancienneté dans l’entreprise. Dès lors, au 31 mai 2019, vous pourrez calculer définitivement les congés payés que vos salariés pourront prendre, en principe, entre le 1^er mai 2019 et le 31 mai 2020.

Attention toutefois, un accord d’entreprise ou, à défaut, votre convention collective peut prévoir une période de référence différente, par exemple, du 1^er janvier au 31 décembre. Par ailleurs, si vous relevez d’une caisse de congés payés (BTP, spectacle…), cette période s’étend du 1^er avril au 31 mars.

Précision : on entend par jours ouvrables tous les jours de la semaine, à l’exception du jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) et des jours fériés légaux qui ne sont pas travaillés dans l’entreprise.

En outre, certaines absences sont assimilées, par le Code du travail ou les tribunaux, à du temps de travail effectif et elles doivent donc être prises en compte pour calculer les droits à congé de vos salariés. C’est notamment le cas du congé de maternité et de paternité ainsi que des arrêts de travail consécutifs à une maladie professionnelle ou un accident du travail. En revanche, les juges estiment que les arrêts de travail liés à une maladie ou un accident non professionnel ne donnent pas droit à congés payés.

Quand vos salariés peuvent-ils prendre leurs congés ?

La période durant laquelle vos salariés pourront poser leur congé principal (congé d’été) est d’abord définie par un accord d’entreprise. En l’absence d’un tel accord, il faut vous référer à votre convention collective. Et si celle-ci ne dit rien, il vous revient de fixer la période des congés, le cas échéant, après avoir consulté vos représentants du personnel. Sachez toutefois que cette période doit au moins s’étendre du 1^er mai au 31 octobre 2019.

De plus, vos salariés doivent être informés de la période de prise des congés au moins 2 mois avant son ouverture.

Comment devez-vous établir le planning des congés ?

Là encore, l’ordre des départs en congé est fixé, en priorité, par un accord d’entreprise ou, à défaut, par votre convention collective. Si ce n’est pas le cas, vous devez établir le planning des congés en fonction de la situation familiale des salariés, de leur ancienneté dans l’entreprise et de leurs activités éventuelles chez d’autres employeurs.

Enfin, n’oubliez pas d’informer vos salariés de l’ordre et des dates de départ en congé par affichage, courrier ou note de service au moins un mois à l’avance.